ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
МЭР ГОРОДА АРХАНГЕЛЬСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 марта 2012 г. № 20
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ
МЭРИИ ГОРОДА АРХАНГЕЛЬСКА
1. Утвердить прилагаемое Положение
об общем отделе мэрии города Архангельска.
2. Признать утратившими силу постановления мэра города:
от 08.06.2006 № 235 "Об утверждении Положения об общем отделе мэрии города Архангельска";
от 02.09.2009 № 346 "О внесении изменений и дополнения в Положение об общем отделе мэрии города Архангельска";
от 08.10.2010 № 414 "О внесении дополнения в Положение об общем отделе мэрии города Архангельска".
Мэр города
В.Н.ПАВЛЕНКО
Утверждено
постановлением мэра
города Архангельска
от 27.03.2012 № 20
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ МЭРИИ ГОРОДА АРХАНГЕЛЬСКА
I. Общие положения
1. Общий отдел мэрии города Архангельска (далее - отдел) является функциональным органом мэрии города Архангельска.
2. Отдел в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативными правовыми актами органов государственной власти и местного самоуправления, государственными стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации, инструкциями по работе с документами, а также настоящим Положением.
3. Отдел имеет печать с изображением герба города Архангельска, печать и бланк со своим наименованием, а также необходимые штампы.
II. Основные задачи отдела
Основными задачами отдела являются:
организация документационного обеспечения деятельности главы муниципального образования "Город Архангельск" - мэра города Архангельска (далее - мэр города), его заместителей, методическое руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению отраслевых (функциональных) и территориальных органов мэрии города;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения документов, построения информационно-поисковых систем с использованием автоматизированной системы корпоративного документооборота;
комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, созданных в результате деятельности мэра города;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в мэрии города.
III. Функции отдела
Функциями отдела являются:
3.1. Оформляет, выпускает и хранит нормативные правовые акты мэра города, мэрии города, организационно-распорядительные документы.
3.2. Готовит проекты нормативных правовых актов, методических материалов и предложений по вопросам документационного обеспечения, работы с документами, а также по вопросам архивного дела.
3.3. Готовит и разрабатывает сводную номенклатуру дел аппарата мэра города.
3.4. Разрабатывает бланки отраслевых (функциональных) и территориальных органов мэрии города.
3.5. Выполняет печатные (с применением вычислительной техники) и копировально-множительных работы для отраслевых (функциональных) органов мэрии города.
3.6. Организует работу по приему, учету, регистрации и доставке служебных документов (в том числе переданных по специальным средствам связи), поступающих в адрес мэра города, его заместителей, мэрии города и ведение информационно-справочной работы по этим документам.
3.7. Осуществляет учет постановлений и распоряжений мэра города, мэрии города, распоряжений заместителей мэра города, направляет экземпляры документов, поставленных на контроль, в отдел организационной работы и контроля департамента организационной работы, информационных ресурсов и систем мэрии города.
3.8. Организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу мэру города и его заместителям поступающих документов и нормативных правовых актов Российской Федерации, Архангельской области.
3.9. Организует контроль за своевременным исполнением служебных писем, поступающих на имя мэра города, в соответствии с резолюциями мэра города и его заместителей.
3.10. Готовит справки о состоянии исполнительской дисциплины по документам, поступающим на имя мэра города, мэрии города.
3.11. Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись мэру города и его заместителям.
3.12. Организует работу с документами для служебного пользования (ДСП), поступающими на имя мэра города и его заместителей, на основе соответствующих инструкций.
3.13. Участвует в документационном обеспечении заседаний, совещаний и иных мероприятий, проводимых мэром города и его заместителями.
3.14. Контролирует установленный порядок работы с документами, правильность оформления и формирования дел, оформления бланков документов в отраслевых (функциональных) и территориальных органах мэрии города, в т.ч. путем проведения проверок.
3.15. Представляет для публикации главному редактору газеты "Архангельск - город воинской славы", главному редактору средства массовой информации "Справочная система КонсультантНорд" и главному редактору средства массовой информации "КонсультантНорд" заверенные копии муниципальных правовых актов, их электронные версии.
3.16. Осуществляет размещение муниципальных правовых актов, подлежащих опубликованию, на официальном информационном интернет-портале муниципального образования "Город Архангельск".
3.17. Организует работу по созданию архивного фонда документов, источником комплектования которого является деятельность мэра города и мэрии города:
комплектует архив документами постоянного срока хранения и по личному составу;
обеспечивает сохранность, учет, научно-техническую обработку и использование документов, переданных в архив;
готовит документы к передаче на государственное хранение в соответствии с действующим законодательством;
исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, выдает в установленном порядке копии документов, архивные справки.
3.18. Организует учебу и проводит мероприятия по дальнейшему совершенствованию делопроизводства, оказывает методическую и консультативную помощь по вопросам делопроизводства отраслевым (функциональным) и территориальным органам мэрии города.
IV. Права общего отдела
4.1. Общий отдел для обеспечения своих основных функций имеет право:
запрашивать и получать в установленном порядке необходимые для работы материалы от отраслевых (функциональных) и территориальных органов мэрии города, муниципальных унитарных предприятий и учреждений, должностных лиц;
пользоваться в установленном порядке банками данных отраслевых (функциональных) и территориальных органов мэрии города, а также создавать собственные банки данных;
требовать от руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов мэрии города выполнения установленных правил работы с документами в мэрии города и контролировать выполнение этих правил;
проводить проверки организации документационного обеспечения управления в отраслевых (функциональных) и территориальных органах мэрии города и доводить итоги проверок до их руководителей для принятия соответствующих мер;
возвращать на доработку исполнителям в отраслевые (функциональные) и территориальные органы мэрии города, подготовленные с нарушением установленных требований проекты постановлений и распоряжений мэра города, мэрии города, распоряжений заместителей мэра города и другие служебные документы;
проводить семинары с работниками отраслевых (функциональных) и территориальных органов мэрии города по вопросам документационного обеспечения управления.
V. Руководство и организация работы общего отдела
5.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности мэром города по представлению заместителя мэра города - руководителя аппарата.
5.2. Начальник отдела подчиняется непосредственно заместителю мэра города - руководителю аппарата, руководит деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.
5.3. Начальник отдела:
обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на отдел;
обеспечивает взаимодействие отдела с отраслевыми (функциональными) и территориальными органами мэрии города по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
разрабатывает и утверждает должностные инструкции работникам общего отдела;
разрабатывает и организует внедрение в отраслевых (функциональных) и территориальных органах мэрии города инструкций и порядка работы с документами;
информирует заместителя мэра города - руководителя аппарата о состоянии исполнительской дисциплины в мэрии города;
организует проведение совещаний и иных мероприятий, направленных на дальнейшее совершенствование делопроизводства;
работает со сведениями, составляющими государственную и служебную тайну, и обеспечивает их защиту в пределах своей компетенции;
вносит предложения заместителю мэра города - руководителю аппарата о назначении на должность и освобождении от должности сотрудников отдела;
вносит предложения заместителю мэра города - руководителю аппарата о поощрении сотрудников отдела и применении к ним мер дисциплинарного взыскания;
осуществляет в пределах своей компетенции другие полномочия, необходимые для выполнения отделом возложенных на него задач и функций.
5.4. Работники отдела назначаются на должность приказом заместителя мэра города - руководителя аппарата по представлению начальника отдела. Назначение на должности муниципальной службы в отделе осуществляется в соответствии с квалификационными требованиями к муниципальным должностям муниципальной службы мэрии города.
5.5. Финансовое обеспечение деятельности общего отдела осуществляется за счет средств городского бюджета.
Начисление и выплату заработной платы, командировочных и прочих расходов работникам общего отдела производит отдел учета и отчетности мэрии города.
5.6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение отдела осуществляется муниципальным учреждением муниципального образования "Город Архангельск" "Хозяйственная служба мэрии".
VI. Прекращение деятельности отдела
Отдел прекращает свою деятельность на основании постановления мэра города.
