ГУБЕРНАТОР АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 7 октября 2009 г. № 30-у
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПЛАНИРОВАНИЯ, ПОДГОТОВКИ
И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ ГУБЕРНАТОРА
АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с подпунктом "р" пункта 1 статьи 29
Устава Архангельской области (с изменениями от 20 мая 2009 года), пунктом 22 статьи 10
областного закона от 20 мая 2009 года № 19-3-ОЗ "О Правительстве Архангельской области и иных исполнительных органах государственной власти Архангельской области" постановляю:
1. Утвердить прилагаемый Регламент
планирования, подготовки и проведения мероприятий с участием Губернатора Архангельской области.
2. Установить, что используемые в указанном Регламенте
наименования "заместитель Губернатора Архангельской области", "администрация Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области", "руководитель администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области" и наименования структурных подразделений администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области считаются равнозначными наименованиям "заместитель главы администрации Архангельской области", "аппарат администрации Архангельской области", "руководитель аппарата администрации Архангельской области" и соответствующим наименованиям структурных подразделений аппарата администрации Архангельской области.
3. Настоящий указ вступает в силу через 10 дней со дня его официального опубликования.
Губернатор
Архангельской области
И.Ф.МИХАЛЬЧУК
Утвержден
указом Губернатора
Архангельской области
от 07.10.2009 № 30-у
РЕГЛАМЕНТ
ПЛАНИРОВАНИЯ, ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ
С УЧАСТИЕМ ГУБЕРНАТОРА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1. Настоящий Регламент регулирует порядок планирования, подготовки и проведения мероприятий с участием Губернатора Архангельской области (далее - Губернатор) и информационное обеспечение мероприятий с участием Губернатора. В целях настоящего Регламента к мероприятиям с участием Губернатора относятся:
совещания у Губернатора;
рабочие встречи Губернатора;
протокольные мероприятия с участием Губернатора;
рабочие поездки Губернатора в муниципальные образования Архангельской области;
приемы Губернатора по случаю празднования юбилейных и памятных дат и государственных праздников;
иные мероприятия с участием Губернатора.
Настоящий Регламент является частью Регламента взаимодействия исполнительных органов государственной власти Архангельской области.
В случае если по поручению Губернатора в мероприятиях от его имени участвует заместитель Губернатора, то при планировании, подготовке и проведении таких мероприятий указанный Регламент применяется в пределах, предусмотренных соответствующим поручением Губернатора.
2. Планирование, подготовка и проведение мероприятий с участием Губернатора осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом
Архангельской области, областными законами, правовыми актами Губернатора и Правительства Архангельской области (далее - Правительство) и настоящим Регламентом.
Участие Губернатора в торжественных мероприятиях, посвященных вручению государственных наград Российской Федерации и наград Архангельской области, регулируется административным регламентом по исполнению государственной функции "Подготовка документов на представление к награждению государственными наградами Российской Федерации и организация процедуры вручения государственных наград Российской Федерации", утверждаемым указом Губернатора, а также положениями о соответствующих наградах Архангельской области.
Порядок личного приема граждан Губернатором определяется административным регламентом рассмотрения обращений граждан, поступающих Губернатору Архангельской области, в Правительство Архангельской области и администрацию Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области (далее - администрация Губернатора и Правительства), утверждаемым указом Губернатора.
3. Порядок подготовки, принятия и исполнения документов, связанных с проведением мероприятий с участием Губернатора, определяется настоящим Регламентом, Регламентом Правительства Архангельской области, утверждаемым указом Губернатора, и Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и структурных подразделениях администрации Губернатора и Правительства, утверждаемой распоряжением Губернатора.
4. Обеспечение деятельности Губернатора, в том числе контроль за ходом подготовки и проведением мероприятий с участием Губернатора, осуществляет администрация Губернатора и Правительства.
II. Планирование мероприятий с участием Губернатора
5. Мероприятия с участием Губернатора проводятся в соответствии с планом мероприятий с участием Губернатора на очередной месяц (далее - план мероприятий).
6. Подготовка проекта плана мероприятий осуществляется управлением организационной работы администрации Губернатора и Правительства (далее - управление организационной работы) совместно с секретариатом Губернатора на основе предложений, направляемых в управление организационной работы заместителями Губернатора, исполнительными органами государственной власти Архангельской области (далее - исполнительные органы) и структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства не позднее чем за 7 календарных дней до начала очередного месяца.
7. План мероприятий утверждается Губернатором по представлению руководителя администрации Губернатора и Правительства.
8. План мероприятий направляется управлением организационной работы руководителям исполнительных органов и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, ответственным за проведение мероприятий, а также иным заинтересованным лицам не позднее чем за 2 календарных дня до предстоящего месяца.
9. При необходимости внесения изменений и дополнений в план мероприятий руководители исполнительных органов и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства не позднее чем за 7 календарных дней до проведения мероприятия в письменной форме информируют об этом управление организационной работы.
10. Мероприятия с участием Губернатора, не предусмотренные планом мероприятий, проводятся по его решению. Для этого исполнительные органы и структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства незамедлительно представляют необходимые материалы руководителю администрации Губернатора и Правительства для доклада Губернатору и включения в план мероприятий.
11. График рабочего дня Губернатора формируется начальником секретариата Губернатора на основе плана мероприятий и поручений Губернатора и доводится до руководителя администрации Губернатора и Правительства.
III. Подготовка и проведение мероприятий
с участием Губернатора
12. Координация подготовки и проведения мероприятия осуществляется руководителем администрации Губернатора и Правительства и заместителем Губернатора в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора.
13. Непосредственное руководство подготовкой и проведением мероприятия с участием Губернатора осуществляют руководитель исполнительного органа, руководитель структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства, ответственные за его проведение.
14. По поручению руководителя администрации Губернатора и Правительства подготовка отдельных мероприятий межведомственного характера осуществляется управлением организационной работы совместно с исполнительными органами и структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства.
15. Мероприятия с участием Губернатора, проводимые исполнительными органами и структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства в городах Москве и Санкт-Петербурге, Ненецком автономном округе, подготавливаются и проводятся совместно с представительствами Архангельской области соответственно в городе Москве, городе Санкт-Петербурге и Ненецком автономном округе.
16. При необходимости решение о проведении мероприятия с участием Губернатора, имеющего межведомственный характер, оформляется распоряжением Губернатора.
17. Для подготовки мероприятия с участием Губернатора может создаваться рабочая группа.
Руководитель рабочей группы в период подготовки и проведения мероприятия вправе давать поручения руководителям исполнительных органов и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства в части их компетенции.
18. Для проведения мероприятия с участием Губернатора исполнительный орган (в случае проведения мероприятия территориальными органами федеральных органов исполнительной власти по Архангельской области и общественными объединениями - исполнительный орган или структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства в части их компетенции), ответственный за его проведение, не позднее чем за 5 календарных дней до даты проведения мероприятия представляет в управление организационной работы следующие документы:
программу проведения мероприятия;
порядок участия Губернатора в мероприятии;
фамилию, имя, отчество должностного лица, ответственного за проведение мероприятия, и его контактные телефоны (при необходимости - по каждому пункту программы проведения мероприятия);
список участников мероприятия;
список выступающих на мероприятии;
состав президиума (если предполагается);
список награждаемых (если предполагается), согласованный с управлением государственной службы и кадров администрации Губернатора и Правительства (далее - управление государственной службы и кадров);
материалы для выступления Губернатора (тезисы и доклад), при необходимости отредактированные начальником отдела протокольной работы администрации Губернатора и Правительства (далее - отдел протокольной работы) по поручению руководителя администрации Губернатора и Правительства либо начальника секретариата Губернатора;
справку, комментарий или иную информацию по проблематике мероприятия;
тексты проектов соглашений, договоров, протоколов (если предполагается их подписание), подготовленные в установленном порядке;
смету расходов на проведение мероприятия;
проект итогового документа (если предполагается его принятие);
схему движения и стоянки транспорта, в том числе транспорта Губернатора.
19. По запросу управления организационной работы организатором мероприятия представляется дополнительная информация, необходимая для организации мероприятия с участием Губернатора, а также дополнительные сведения о его проведении.
20. К составлению документов, необходимых для проведения мероприятия с участием Губернатора, предъявляются следующие требования:
1) порядок участия Губернатора в мероприятии подписывается руководителем соответствующего исполнительного органа и согласовывается заместителем Губернатора в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора;
2) программа проведения мероприятия содержит:
точное наименование мероприятия;
перечень организаторов мероприятия;
дату, время и место проведения мероприятия;
список участников мероприятия;
регламент проведения мероприятия;
порядок выступления участников мероприятия;
процедуру награждения (если предполагается) с полным указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и места работы награждаемых;
3) при проведении мероприятия в муниципальном районе или городском округе Архангельской области направляемые документы подписываются главой соответствующего муниципального района или городского округа Архангельской области и согласовываются с руководителем администрации Губернатора и Правительства.
21. В целях оперативного внесения изменений в материалы по проводимым мероприятиям вся информация направляется в управление организационной работы на бумажном и электронном носителях.
Управление организационной работы:
проверяет соответствие документов, представленных исполнительным органом для проведения мероприятия с участием Губернатора, при необходимости совместно с исполнительным органом осуществляет доработку указанных документов в рабочем порядке;
осуществляет организационно-технические мероприятия, содействующие подготовке и проведению мероприятия.
22. Исполнительный орган, структурное подразделение администрации Губернатора и Правительства, ответственные за проведение мероприятия, совместно с управлением организационной работы осуществляют подготовку помещения, установку соответствующей символики, обеспечивают средствами усиления звука и записи, питьевой водой, представительскими ручками, папками и другими необходимыми атрибутами.
23. Исполнительный орган, структурное подразделение администрации Губернатора и Правительства, ответственные за проведение мероприятия, за 7 - 5 календарных дней до начала его проведения оповещают участников мероприятия о времени и месте его проведения, готовят протокольные и необходимые информационно-справочные материалы.
24. Руководитель исполнительного органа, руководитель структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства, ответственные за проведение мероприятия, совместно с управлением организационной работы на основании подготовленных материалов проводят инструктаж рабочей группы (если такая создана) и лиц, обеспечивающих проведение мероприятия.
25. Управление организационной работы не позднее чем за 3 календарных дня до начала проведения мероприятия направляет в секретариат Губернатора материалы, содержащие:
время и место проведения мероприятия;
программу (сценарий) проведения мероприятия;
состав участников мероприятия;
порядок участия Губернатора в мероприятии;
список выступающих на мероприятии;
материалы для выступления Губернатора (тезисы и доклад);
тексты проектов соглашений, договоров, протоколов (если предполагается их подписание);
проект итогового документа (если предполагается его принятие);
справку, комментарий или иную информацию по проблематике мероприятия.
26. Руководитель администрации Губернатора и Правительства докладывает Губернатору о готовности к проведению мероприятия за день до начала проведения мероприятия.
27. В день проведения мероприятия исполнительный орган, ответственный за его проведение, совместно с управлением организационной работы организует встречу участников мероприятия, их регистрацию и представление необходимых документов (материалов).
28. Во время проведения мероприятия все изменения в программе его проведения и программе участия Губернатора в мероприятии докладываются начальнику управления организационной работы для принятия необходимых мер.
29. После проведения мероприятия заместитель Губернатора в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора докладывает Губернатору о результатах проведенного мероприятия.
30. Руководители исполнительных органов и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства несут персональную ответственность за подготовку и проведение мероприятия с участием Губернатора.
IV. Особенности подготовки и проведения
отдельных мероприятий с участием Губернатора
Подготовка и проведение совещаний при Губернаторе
31. В целях оперативного решения вопросов социально-экономического и общественно-политического развития, а также координации деятельности исполнительных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Архангельской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Архангельской области Губернатором проводятся следующие совещания:
оперативные совещания с заместителями Губернатора, руководителями исполнительных органов и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, иными приглашенными по поручению Губернатора лицами;
совещания с заместителями Губернатора;
совещания с исполнительными органами;
совещания с главами и иными представителями муниципальных районов и городских округов Архангельской области;
иные рабочие совещания при Губернаторе.
32. По поручению Губернатора в совещаниях могут участвовать представители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Архангельской области, Архангельского областного Собрания депутатов, избирательной комиссии Архангельской области, уполномоченный по правам человека в Архангельской области, представители органов местного самоуправления муниципальных образований Архангельской области и иных организаций.
33. Совещания организуются управлением организационной работы совместно с секретариатом Губернатора.
34. Оперативные совещания при Губернаторе проводятся каждый понедельник в 08 часов 30 минут.
35. В оперативных совещаниях при Губернаторе принимают участие:
заместители Губернатора;
руководители исполнительных органов;
заместители руководителя администрации Губернатора и Правительства;
начальник государственно-правового управления администрации Губернатора и Правительства;
начальник управления организационной работы;
начальник управления делопроизводства и контроля;
начальник управления по работе с областным Собранием депутатов администрации Губернатора и Правительства;
начальник управления государственной службы и кадров;
начальник отдела протокольной работы;
начальник секретариата Губернатора;
иные должностные лица, определяемые руководителем администрации Губернатора и Правительства по поручению Губернатора.
36. Если должностное лицо не может участвовать в оперативном совещании, оно уведомляет об этом Губернатора либо начальника управления организационной работы и направляет для участия в оперативном совещании должностное лицо, исполняющее его обязанности.
]]>37. Проект перечня поручений, данных Губернатором на оперативном совещании, подготавливается управлением делопроизводства и контроля, согласуется руководителем администрации Губернатора и Правительства и представляется на утверждение Губернатору в день проведения оперативного совещания.
38. Совещания Губернатора с исполнительными органами, как правило, проводятся еженедельно по плану, утверждаемому Губернатором по представлению руководителя администрации Губернатора и Правительства.
39. Подготовку совещаний Губернатора с исполнительными органами осуществляет управление организационной работы совместно с соответствующим исполнительным органом.
Исполнительный орган не позднее чем за 3 календарных дня до даты проведения совещания представляет руководителю администрации Губернатора и Правительства аналитическую записку о деятельности исполнительного органа, а также иные материалы к совещанию.
40. Проект перечня поручений, данных Губернатором на совещании с исполнительными органами, подготавливается исполнительным органом, согласуется с руководителем администрации Губернатора и Правительства и представляется на утверждение Губернатору в день проведения совещания с исполнительными органами.
41. Совещания с главами муниципальных образований муниципальных районов и городских округов Архангельской области проводятся, как правило, ежемесячно по плану, утверждаемому Губернатором по представлению руководителя администрации Губернатора и Правительства.
42. Управление организационной работы не позднее чем за 3 календарных дня до даты проведения совещания представляет руководителю администрации Губернатора и Правительства следующие документы:
проект повестки дня совещания;
материалы к совещанию, которые готовятся исполнительными органами и структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства в части их компетенции и соответствующими органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Архангельской области.
43. Проект перечня поручений, данных Губернатором на совещании с главами муниципальных образований муниципальных районов и городских округов Архангельской области, подготавливается управлением организационной работы, согласуется с руководителем администрации Губернатора и Правительства и представляется на утверждение Губернатору в день проведения совещания с главами муниципальных образований муниципальных районов и городских округов Архангельской области.
44. Иные рабочие совещания при Губернаторе созываются Губернатором по предложению заместителей Губернатора и исполнительных органов.
Подготовка рабочего совещания при Губернаторе, в том числе подготовка материалов к совещанию, созыв совещания, осуществляется соответствующими исполнительными органами совместно с управлением организационной работы и секретариатом Губернатора.
Подготовка и проведение рабочих встреч Губернатора
45. Подготовка рабочих встреч Губернатора с руководителями и иными представителями организаций (далее - рабочая встреча) осуществляется в соответствии с планом мероприятий.
Предложения о проведении рабочей встречи направляются заместителями Губернатора, исполнительными органами и структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства, руководителями организаций.
Рабочая встреча, не предусмотренная планом мероприятий, может быть организована по решению Губернатора.
46. Руководитель администрации Губернатора и Правительства совместно с заместителями Губернатора в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора определяют исполнительный орган, структурное подразделение администрации Губернатора и Правительства, ответственные за проведение рабочей встречи.
47. Исполнительный орган, структурное подразделение администрации Губернатора и Правительства, ответственные за проведение рабочей встречи, совместно с инициаторами ее проведения не позднее чем за 3 календарных дня до даты проведения рабочей встречи представляют в управление организационной работы следующие материалы:
1) список участников рабочей встречи, включающий:
инициаторов проведения рабочей встречи;
заместителя Губернатора в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора;
руководителей исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства в части их компетенции;
по решению руководителя администрации Губернатора и Правительства - представителей средств массовой информации и департамента информационной политики Архангельской области;
2) справку по проблематике рабочей встречи;
3) сведения об организациях, руководители и иные представители которых принимают участие в рабочей встрече.
По запросу руководителя администрации Губернатора и Правительства, управления организационной работы организатором мероприятия представляются дополнительная информация, необходимая для организации рабочей встречи, и дополнительные сведения о ее проведении.
Подготовленные материалы передаются управлением организационной работы в секретариат Губернатора и при необходимости уточняются Губернатором.
48. По итогам рабочей встречи Губернатором могут быть даны поручения исполнительным органам, структурным подразделениям администрации Губернатора и Правительства, которые оформляются исполнительным органом, структурным подразделением администрации Губернатора и Правительства, ответственным за проведение рабочей встречи, в установленном порядке и подписываются Губернатором в течение одного календарного дня после ее проведения.
Подготовка и проведение протокольных мероприятий с участием Губернатора, связанных с приемом в Архангельской области официальных иностранных делегаций и отдельных должностных лиц
49. Подготовку и проведение протокольных мероприятий, связанных с приемом в Архангельской области официальных иностранных делегаций и отдельных должностных лиц (далее - иностранные делегации), осуществляет комитет по международным связям и развитию туризма Архангельской области (далее - комитет по международным связям и развитию туризма).
50. Информация о предполагаемом визите иностранной делегации заблаговременно направляется комитетом по международным связям и развитию туризма руководителю администрации Губернатора и Правительства для принятия Губернатором решения о целесообразности встречи.
51. При необходимости решение о приеме иностранной делегации оформляется распоряжением Губернатора, в котором определяются сроки и цель визита, а также смета расходов на прием официальной иностранной делегации и порядок его финансирования.
52. Состав участников протокольного мероприятия с российской стороны формируется комитетом по международным связям и развитию туризма и утверждается Губернатором по представлению руководителя администрации Губернатора и Правительства.
53. В состав участников протокольного мероприятия с российской стороны могут входить Губернатор, заместители Губернатора, представители исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства, Архангельского областного Собрания депутатов, иных государственных органов и организаций, действующих на территории Архангельской области.
54. Для проведения протокольного мероприятия с участием Губернатора, связанного с приемом иностранных делегаций, комитет по международным связям и развитию туризма не позднее чем за 5 календарных дней до даты его проведения представляет руководителю администрации Губернатора и Правительства и в секретариат Губернатора следующие документы, согласованные с руководителем администрации Губернатора и Правительства:
программу визита иностранной делегации, содержащую сроки визита, время и место проведения протокольного мероприятия, состав участников мероприятия;
информацию о целях визита и перечень вопросов для обсуждения;
порядок (сценарий) проведения протокольного мероприятия;
сведения о прибывающей стороне, в том числе биографию руководителя;
материалы для выступления Губернатора (тезисы и доклад), при необходимости отредактированные начальником отдела протокольной работы по поручению руководителя администрации Губернатора и Правительства либо начальника секретариата Губернатора;
раздаточный и презентационный материал;
информацию о регионе (стране) прибывающей делегации, текущем состоянии и перспективах сотрудничества;
состав иностранной делегации и список сопровождающих лиц с указанием руководителя делегации и протокольного старшинства;
состав участников протокольного мероприятия с российской стороны; схему кортежа, рассадки на протокольном мероприятии;
иную необходимую информацию исходя из специфики визита.
55. При подготовке визита иностранной делегации комитет по международным связям и развитию туризма:
совместно с протокольной службой прибывающей стороны подготавливает информацию, необходимую для проведения мероприятия;
организует перевод документов, поступивших на имя Губернатора, а также работу переводчика во время встречи Губернатора и других официальных лиц с членами иностранной делегации;
организует встречу (проводы) иностранной делегации в аэропорту (на вокзале), оформление документов через зал официальных делегаций, координирует сопровождение на транспорте;
осуществляет контроль за использованием официальных государственных символов Российской Федерации и официальных символов Архангельской области и символов Архангельской области при проведении протокольного мероприятия;
совместно с управлением организационной работы осуществляет подготовку помещений для проведения переговоров и встреч;
при подписании договоров и соглашений осуществляет комплекс мероприятий, связанных с организацией подписания, в том числе согласование договоров и соглашений с исполнительными органами и уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в случаях и порядке, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации;
в случае планируемого обмена подарками совместно с администрацией Губернатора и Правительства обеспечивает необходимой и соответствующей случаю сувенирной продукцией (с учетом сложившегося уровня отношений, местных традиций и обычаев и принципа взаимности);
при необходимости совместно с комитетом по культуре Архангельской области организует культурную программу в соответствии с программой пребывания.
56. Организационно-техническое обеспечение проведения протокольных мероприятий, связанных с приемом иностранных делегаций, осуществляется комитетом по международным связям и развитию туризма совместно с управлением организационной работы и управлением делами Правительства в соответствии с программой визита.
Подготовка и проведение протокольных мероприятий с участием Губернатора, связанных с приемом в Архангельской области официальных российских делегаций и отдельных должностных лиц
57. Подготовка и проведение протокольных мероприятий, связанных с приемом в Архангельской области российских делегаций и должностных лиц (далее - российская делегация), осуществляется исполнительными органами, структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства.
58. Информация о планируемом визите российской делегации и о дате визита заблаговременно представляется исполнительным органом, структурным подразделением администрации Губернатора и Правительства руководителю администрации Губернатора и Правительства для принятия Губернатором решения о целесообразности встречи и для согласования даты визита.
59. В случае принятия Губернатором решения о целесообразности встречи и согласования сроков визита исполнительный орган, структурное подразделение администрации Губернатора и Правительства совместно с прибывающей стороной определяют:
цели и точные сроки визита;
состав прибывающей делегации и сопровождающих лиц с указанием руководителя делегации и протокольного старшинства, а также участников протокольного мероприятия со стороны Архангельской области;
программу пребывания;
перечень посещаемых прибывающей делегацией объектов (при необходимости).
60. Исполнительный орган, структурное подразделение администрации Губернатора и Правительства не позднее чем за 5 календарных дней до даты визита представляют в управление организационной работы следующие документы, завизированные руководителем исполнительного органа и согласованные с заместителем Губернатора в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора:
программу визита российской делегации, содержащую сроки визита, время и место проведения протокольного мероприятия, состав участников мероприятия;
информацию о целях визита и перечень вопросов для обсуждения;
проект программы визита;
состав прибывающей делегации;
сведения о прибывающей стороне, в том числе биографию руководителя;
участие Губернатора в визите;
материалы для выступления Губернатора (тезисы и доклад), при необходимости отредактированные начальником отдела протокольной работы по поручению руководителя администрации Губернатора и Правительства либо начальника секретариата Губернатора;
раздаточный и презентационный материал;
схему рассадки участников встречи;
справку, комментарий или иную информацию о прибывающей стороне (при необходимости);
иную необходимую информацию исходя из специфики визита.
61. Материально-техническое обеспечение протокольных мероприятий, связанных с приемом российских делегаций, осуществляется исполнительным органом совместно с управлением организационной работы и управлением делами Правительства в соответствии с программой визита.
В случае планируемого обмена подарками исполнительный орган готовит совместно с управлением делами Правительства необходимую продукцию.
62. Состав участников протокольного мероприятия со стороны Архангельской области формируется исполнительным органом, структурным подразделением администрации Губернатора и Правительства и утверждается Губернатором по представлению руководителя администрации Губернатора и Правительства.
В состав участников протокольного мероприятия со стороны Архангельской области могут входить Губернатор, заместители Губернатора, представители исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства, Архангельского областного Собрания депутатов, иных государственных органов и организаций, действующих на территории Архангельской области.
При организации мероприятия, в котором принимают участие делегации органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, в состав участников протокольного мероприятия со стороны Архангельской области включаются заместители Губернатора в соответствии с распределением обязанностей между ними, утверждаемым Губернатором.
63. В случае планируемого подписания соглашения исполнительный орган готовит проект соглашения, лист согласования, завизированный руководителями заинтересованных исполнительных органов и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, заместителями Губернатора в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора, а также пояснительную записку к проекту соглашения.
64. В целях оперативного внесения изменений в материалы по визиту вся информация направляется в управление организационной работы на бумажном и электронном носителях.
Управление организационной работы:
проверяет соответствие документов, представленных исполнительным органом для проведения мероприятия, при необходимости совместно с исполнительным органом, структурным подразделением администрации Губернатора и Правительства осуществляет доработку указанных документов в рабочем порядке;
осуществляет организационно-технические мероприятия, направленные на содействие подготовке и проведению мероприятия.
65. Управление организационной работы не позднее чем за 3 календарных дня до начала проведения мероприятия направляет в секретариат Губернатора материалы, содержащие:
программу визита с указанием конкретного времени визита;
состав прибывающей делегации;
порядок участия Губернатора в мероприятии;
материалы для выступления Губернатора (тезисы и доклад);
тексты проектов соглашений, договоров, протоколов (если предполагается их подписание);
справку, комментарий или иную информацию о прибывающей стороне и проблематике визита.
66. При подготовке визита российской делегации исполнительный орган, структурное подразделение администрации Губернатора и Правительства, ответственные за организацию визита:
совместно с протокольной службой прибывающей стороны подготавливают необходимую информацию;
организуют встречу (проводы) в аэропорту (на вокзале), оформление документов через зал официальных делегаций, координируют сопровождение гостей в автомашинах;
обеспечивают подготовку и проведение протокольных мероприятий;
совместно с управлением организационной работы осуществляют подготовку помещений для проведения переговоров и встреч;
при подписании договоров и соглашений осуществляют комплекс мероприятий, связанных с организацией подписания, в том числе согласование договоров и соглашений с исполнительными органами и уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в случаях и порядке, которые предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации;
в случае планируемого обмена подарками совместно с администрацией Губернатора и Правительства обеспечивают необходимой и соответствующей случаю сувенирной продукцией (с учетом сложившегося уровня отношений, местных традиций и обычаев и принципа взаимности);
при необходимости совместно с комитетом по культуре Архангельской области организуют культурную программу в соответствии с программой пребывания;
готовят информацию о регионе прибывающей делегации, сотрудничестве, перечень обсуждаемых вопросов, другие информационные материалы;
при необходимости осуществляют взаимодействие с федеральными органами государственной власти, исполнительными органами, иными организациями.
Подготовка рабочих поездок Губернатора в муниципальные образования Архангельской области
67. Подготовка рабочих поездок Губернатора в муниципальные образования Архангельской области возлагается на управление организационной работы и исполнительные органы в соответствии с поручением Губернатора.
Проект программы рабочей поездки Губернатора в муниципальное образование Архангельской области (далее - программа) готовит управление организационной работы совместно с главой муниципального образования.
Проект программы представляется для утверждения Губернатору руководителем администрации Губернатора и Правительства не позднее чем за 7 календарных дней до начала поездки.
Исполнительные органы совместно с органами местного самоуправления муниципальных образований Архангельской области не позднее чем за 5 календарных дней до начала поездки или в сроки, указанные в поручении Губернатора, представляют в управление организационной работы справку об объектах, планируемых к посещению Губернатором, а также информацию о состоянии отраслей, курируемых данными исполнительными органами (на бумажном и электронном носителях).
В проект программы не менее чем за 5 календарных дней до поездки могут быть включены дополнительные объекты, согласованные с руководителем администрации Губернатора и Правительства.
68. На основании представленной информации управлением организационной работы формируются информационные материалы рабочей поездки для представления Губернатору, которые включают в себя:
программу поездки;
список лиц, сопровождающих Губернатора в поездке;
краткую информацию о социально-экономическом положении муниципального района, городского округа, подготовленную департаментом экономического развития Архангельской области;
информацию об объектах посещения (в том числе о деятельности организации, о бюджетном финансировании объекта, социально ориентированных программах, проектах, реализуемых данной организацией, или ее участии в них);
порядок проведения и списки предполагаемых совещаний (заседаний).
69. Администрация Губернатора и Правительства и исполнительные органы могут выступать в качестве организаторов отдельных организационных мероприятий в рамках программы рабочей поездки Губернатора в муниципальные образования. Документационное оформление мероприятий выполняется в соответствии с требованиями настоящего Регламента.
70. По итогам рабочих поездок Губернатора в муниципальные образования управлением организационной работы формируется сводный перечень поручений Губернатора. Контроль за ходом выполнения поручений осуществляется в установленном порядке, по решению Губернатора отдельные вопросы по итогам рабочей поездки могут быть внесены на рассмотрение Правительства.
Подготовка и проведение приемов Губернатора по случаю празднования юбилейных и памятных дат и государственных праздников
71. Проведение приема с участием Губернатора по случаю празднования юбилейных и памятных дат и государственных праздников осуществляется по указанию Губернатора.
72. Подготовку сценарного плана приема Губернатора осуществляет комитет по культуре Архангельской области совместно с управлением организационной работы.
73. Подготовка списков участников приема Губернатора, разработка приглашений, текста выступления Губернатора, при необходимости отредактированного начальником отдела протокольной работы по поручению руководителя администрации Губернатора и Правительства либо начальника секретариата Губернатора, а также приглашение участников приема Губернатора осуществляется комитетом по культуре Архангельской области либо иным исполнительным органом в пределах его компетенции совместно с управлением организационной работы.
74. Список представителей средств массовой информации, участвующих в освещении приема Губернатора, формируется департаментом информационной политики Архангельской области (далее - департамент информационной политики) по согласованию с руководителем администрации Губернатора и Правительства.
75. В случае необходимости подготовка ценных подарков, вручаемых на приеме Губернатора, осуществляется уполномоченным структурным подразделением администрации Губернатора и Правительства.
76. Общий контроль за подготовкой приема Губернатора осуществляет руководитель администрации Губернатора и Правительства.
IV. Информационное обеспечение мероприятий
с участием Губернатора
77. Информационное обеспечение мероприятий с участием Губернатора осуществляется департаментом информационной политики.
Руководители исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства представляют в департамент информационной политики информационно-справочные материалы о мероприятиях с участием Губернатора для выработки единой информационной политики в целях наиболее полного, всестороннего и объективного освещения в средствах массовой информации деятельности Губернатора.
78. В целях организации взаимодействия со средствами массовой информации во время рабочих поездок и визитов Губернатора в состав сопровождающей его группы включается представитель департамента информационной политики.
79. Оповещение и участие представителей средств массовой информации в мероприятиях с участием Губернатора осуществляется департаментом информационной политики.
80. В пресс-конференциях, брифингах, в протокольных и иных мероприятиях с участием Губернатора принимают участие представители средств массовой информации, аккредитованные в установленном порядке. Решение о допуске представителей иностранных и не аккредитованных средств массовой информации для участия в мероприятиях принимается директором департамента информационной политики по согласованию с руководителем администрации Губернатора и Правительства.
81. Фотосъемка, кино,- видео-, аудиозаписи на протокольных мероприятиях производятся по согласованию с руководителем администрации Губернатора и Правительства в установленном порядке.
